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____ INTRODUCTION
G S B est prestataire de service chez les notaires depuis plus de vingt ans. Notre équipe a élaboré un processus de fabrication (certifié ISO 9001) pour le traitement de documents notariés afin de répondre aux besoins présents et futurs de ses clients. De ce fait, notre service peut aller d'une prestation d'archivage sur CD à une solution autonome de GEIDE, et ce, conformément à la norme AFNOR ? en vigueur et aux recommandations du CSN, (G S B a participé à l'élaboration du cahier des charges visant à une certaine conformité des prestations proposées).
____ PRESTATION DE BASE
__ Description de la prestation de base à partir d'originaux (certifiée Qualité)
Une fois par an, les originaux des minutes, annexes et déclarations de succession sont numérisés à l'office. Dans notre laboratoire, les documents sont traités par OCR ? et indexés sur tous les mots en majuscule ou commençant par une majuscule.
L'Office notarial reçoit deux CD-Roms contenant les Actes au format TIFF ? (mode image avec signature, cachet, mentions en marge et annexes) ainsi qu'en TXT ? (mode texte permettant la récupération d'une origine de propriété, des servitudes, etc). Il reçoit également la base de données avec les dates, numéros de répertoire, type d'actes, noms et prénoms des comparants.
__ Description de la prestation de base à partir de copies (certifiée Qualité)
Une fois par an, les copies des minutes, annexes et déclarations de succession sont numérisées à G S B. Dans notre laboratoire, elles sont traités par OCR ? et indexées sur tous les mots en majuscule ou commençant par une majuscule.
L'Office reçoit deux CD-Roms contenant les Actes au format TIFF ? (mode image avec signature, cachet, mentions en marge et annexes) ainsi qu'en TXT ? (mode texte permettant la récupération d'une origine de propriété, des servitudes etc.) et la base de données avec les dates, numéros de répertoire, type d'actes, noms et prénoms des comparants.
Après la livraison des CD-Roms et l'acceptation du travail effectué, nous détruisons ces copies avec un haut niveau de sécurité (copeaux de 5mm sur 50mm).
____ PRESTATIONS OPTIONNELLES
Afin de satisfaire aux besoins spécifiques de chaque office sans pénaliser les autres un certain nombre d'options ont été étudiées ci-dessous :
__ Fourniture de l'Acte au format PDF ? à la place du format TXT permettant sa récupération en texte mis en forme.
__ Récupération informatique de l'indexation des Actes de l'Office
__ Récupération informatique du texte du répertoire de l'Office
__ Préparation : désagrafage et agrafage des Actes (option uniquement sur originaux)
__ Fourniture d'un microfilm de sécurité
__ Traitement annuel supplémentaire pour satisfaire la fréquence souhaitée par l'Office notarial
____ SÉCURITÉ - CONFIDENTIALITÉ - RESPONSABILITÉ
Pour des raisons d'intégrité, G S B s'interdit, sauf pour les déclarations de succession, de saisir manuellement les index. Ceci assure à nos clients une indexation précise à partir de l'Acte, des éléments du dossier client, ou de la récupération informatique du répertoire des Actes (moyen le plus sûr puisque c'est un véritable résumé de l'Acte).
G S B archiveur notarial depuis 1982 est le seul prestataire Certifié Qualité ISO 9001.
G S B certifie ne faire appel à aucun sous-traitant pour toutes les étapes de prestations (transport, numérisation, indexation, gravage, destruction). Cet engagement, vérifié périodiquement à chaque Audit Qualité est la garantie de notre obligation de discrétion et de confidentialité absolue.
____ ActeCD
ActeCD, logiciel de recherche sur CD ou DVD autonome dédié au Notaires.
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INTRODUCTION
PRESTATIONS
OPTIONS
SÉCURITÉ
ActeCD
[ TÉLÉCHARGEMENT ]
prestation_notalogic.pdf (347Ko)
fiche_actecd.pdf (276Ko)
Laboratoire de numérisation
et de microfilmage certifié
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